Служебное или деловое письмо оформляется в соответствии со специальными правилами. Освоив их, можно не только сэкономить время на ведении переписки, но и произвести приятное впечатление на партнеров грамотным оформлением документации.
Сотрудники канцелярии должны ознакомиться с правилами написания деловых писем, при этом используется официально-деловой стиль. Предложения должны быть построены лаконично, суть вопроса излагается ясно. Не нужно забывать и об этикете и использовании стандартизированных фраз.
Корректное составление электронного письма также предполагает соблюдение правил этикета и стиля. Следует учесть, что каждое письмо соответствует одному вопросу, требующему решения или группе взаимосвязанных вопросов. Не нужно обращаться в организацию с просьбой по нескольким позициям. В этом случае лучше написать несколько писем, отправив их по одному адресу.
Нужно обратить внимание и на тот факт, что на каждое письмо требуется дать ответ. Это очень важное правило деловой переписки. Если компаньон задерживается с ответом, это расценивается, как нежелание сотрудничать. Исключение составляют случаи, когда присылаются данные информативного характера.
Для того чтобы правильно написать письмо, необходимо научиться формировать простые фразы без длинных оборотов речи. Не стоит проявлять эмоции как негативные, так и позитивные. Чрезмерная любезность может быть расценена, как подхалимство. Лучше отказаться от лишних подробностей, которые мешают восприятию основной информации. Не нужно говорить и о тех деталях, которые и вовсе не относятся к данному делу. Уровень грамотности должен быть на высшем уровне, не допускаются орфографические, стилистические и пунктуационные ошибки.
Перед составлением текста нужно четко видеть главную цель письма и разработать его план. Целью может быть завязывание деловых отношений, приглашение на мероприятие, увеличение прибыли и продаж, своевременная оплата товаров или предоставленных услуг. В зависимости от сложившихся отношений между представителями партнерских форм, допускается несколько форм обращения.
- «Уважаемый господин Кукушкин!» — это официальное обращение, между партнерами наблюдается некая дистанция, в то же время оно выражает глубокое уважение к адресату.
- «Уважаемая Марья Ильинична!» — допускается в случае налаженных, продолжительных деловых отношениях.
- «Уважаемые господа!» — идеальный вариант для обращения к коллективу работников.
В конце письма можно подвести итоги, предложить рекомендации для решения насущной проблемы. Можно выразить желание о продолжении плодотворного сотрудничества и написать о надежде на положительный исход дела.
